Vai captar com eventos?

Não importa se é um jantar, um bazar ou um leilão. Eventos de captação exigem muito planejamento para que, no final das contas, a quantia arrecadada seja maior do que a gasta. Especialista no assunto, Regina Helou afirma que os dois principais desafios para quem adota a estratégia são "reduzir custos de produção e vender convites".

Segundo a consultora de eventos para o terceiro setor, é fundamental programar bem os prazos. Com a experiência de quem há anos assessora organizações, Regina ensina como montar um cronograma eficiente para sua atividade de captação. Um “spoiler”: o trabalho não termina ao final do evento.

Marque no calendário

Realizar uma festa bem-sucedida exige tempo. Até por isso, é muito importante já saber com antecedência o que se quer, quando se quer fazer e com quanto recurso. "Quando for planejar o próximo ano da organização, já inclua todos os eventos que você pretende organizar nos próximos 12 meses", orienta Regina.

Arregaçando as mangas

A organização do evento deve começar efetivamente até quatro meses antes da data prevista. "Nos primeiros 60 dias, dedique-se a buscar os patrocínios e apoios que irão ajudar a diminuir seus custos. É o momento de pensar na infraestrutura da festa, no buffet, no espaço. Se for um leilão ou um bazar, a busca pelos produtos que serão oferecidos também tem de ser realizada nesse início", ressalta.

“Quem não se comunica...”

Dois meses antes, é hora de começar a contar que seu evento irá acontecer e de mobilizar as pessoas que irão ajudar nessa comunicação. "Mande um primeiro save the date e entre em contato com aquelas pessoas próximas da organização que podem ajudar a vender convites", afirma.

Hora de ir para a rua

Faltando 45 a 30 dias para o evento, é hora de colocar os voluntários para vender os convites, ressalta a consultora.

Acabou. Só que não

Finalmente, o evento aconteceu e saiu tudo conforme o esperado. Trabalho encerrado, certo? Nada disso! "Em até 24 horas, mande um agradecimento — pode ser por e-mail mesmo — para as pessoas que compraram os convites e para seus patrocinadores e colaboradores. Se possível, já inclua algum dado bruto, como o quanto foi arrecadado", recomenda a consultora.

E não se esqueça: passado no máximo um mês da data, publique uma prestação de contas e disponibilize materiais como fotos e vídeos do evento.